Resumo
Em um escritório de advocacia, o correio eletrônico é totalmente indispensável, pois todos os trâmites processuais e notificações dos tribunais são realizados por seu intermédio. Para garantir total disponibilidade desse serviço, a Rocha, Marinho e Sales Advogados contratou 470 contas do Microsoft Exchange Online. Como resultado, além da garantia de sempre poder contar com o sistema de e-mails, o escritório reduziu custos e elevou a segurança das mensagens.

Situação
A Rocha, Marinho e Sales Advogados é um escritório de advocacia com sede em Fortaleza e filiais em cinco outros estados brasileiros. Para apoiar suas atividades, a empresa contava com um sistema de correio eletrônico hospedado em um data center em São Paulo, cujas configuração e manutenção eram realizadas por uma empresa terceirizada.

Ainda que o serviço de correio eletrônico seja essencial para o escritório ? todos os trâmites de processos, recebimento de prazos e notificações dos tribunais são feitos por e-mail ?, nem sempre esse sistema apresentava o desempenho desejado. ?O bom funcionamento dos serviços de e-mail dependia de fatores como a velocidade da conexão com o data center, o sistema de VPN (Virtual Private Network) entre os escritórios e o desempenho dos servidores?, explica Narcélio Alves do Nascimento, gerente de TI do escritório de advocacia. Além disso, ainda havia a limitação das caixas postais, cujo tamanho não poderia exceder um gigabyte.

Solução

Ao conhecer o Microsoft Exchange Online, conjunto de ferramentas de comunicação e colaboração oferecido no modelo de assinatura, a equipe de TI da Rocha, Marinho e Sales Advogados notou que essa seria a solução ideal para o escritório. ?O que mais nos agradou inicialmente foram os altos níveis de disponibilidade oferecidos. Além disso, o custo final da nova plataforma de e-mail também seria bem menor?, destaca Narcélio. Diante dessas evidências, o escritório decidiu contratar 470 contas do Microsoft Exchange Online.

A migração das contas para o Exchange Online ocorreu de maneira simples e rápida, apesar do grande volume de mensagens nas caixas postais. ?O processo foi realizado em apenas um final de semana e praticamente sem interrupção do serviço?, explica Narcélio.

Durante a migração, alguns fatores chamaram a atenção da equipe de TI. Por exemplo, as atualizações de sistema são feitas automaticamente e sem paralisações e a autenticação do usuário é realizada por meio de um único login (single sign-on). ?Além disso, por causa do backup automático, temos total segurança em relação às informações nas caixas postais, que agora podem armazenar até 25 gigabytes?, completa. O usuário final também pode utilizar todos os recursos do Microsoft Outlook, como contatos e calendários, compartilhando informações.

Benefícios

Alta disponibilidade

O ambiente anterior apresentava problemas constantes de configuração do servidor de correio eletrônico e erro de atualizações. O antigo prestador de serviços de hospedagem não oferecia atendimento nem suporte adequados, além de não garantir redundância do serviço. ?Passados seis meses desde a migração, o Microsoft Exchange Online funciona perfeitamente, sem nenhuma indisponibilidade?, afirma Narcélio. Além disso, o suporte da Microsoft sempre atende prontamente a equipe de TI do escritório, sejam os chamados técnicos feitos via site ou por telefone. ?São os próprios técnicos da Microsoft que nos respondem por telefone, com ajuda de um tradutor?, comenta.

Redução de custos

O antigo contrato de R$ 155 mil por ano para manutenção de 250 contas de e-mail foi substituído pela assinatura de contas do Exchange Online, que somam R$ 45 mil anuais. ?Além de reduzirmos o valor em cerca de 70%, dispomos agora de quase o dobro de contas de e-mail com caixas postais muito maiores?, comemora Narcélio.

O gerente de TI comenta que o escritório de advocacia está crescendo ano a ano e que, por esse motivo, já foram contratadas mais 50 contas do Exchange Online para atender à atual demanda.